原標題：新規(guī)｜國家檔案局發(fā)布《機關檔案管理規(guī)定》2019年1月1日起施行

國家檔案局

令

第13號

《機關檔案管理規(guī)定》已經(jīng)國家檔案局局長辦公會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2019年1月1日起施行。

局長 李明華

2018年10月11日

機關檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統(tǒng)稱機關）檔案工作，推進機關檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。

機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條 機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。

國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

中央、地方專業(yè)主管機關應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則。

第五條機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。

機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。

第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信

息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關年度財政預算。

第二章 機構和人員

第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同）及相關部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關、本系統(tǒng)檔案工作重大事務和重要事項。

第八條機關應當按規(guī)定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱機關檔案部門）應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業(yè)務工作。機關文書或業(yè)務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網(wǎng)絡。

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。

第十條 機關檔案工作的基本任務是：

（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案；

（二）制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；

（三）對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導；

（四）負責管理機關的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關政府信息公開工作；

（五）負責機關檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；

（六）接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

（七）負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動；

（八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。

機關檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業(yè)務培訓。

不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過相關專業(yè)知識和技能培訓。

第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應當按照國家有關保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第三章 基礎設施

第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等。

檔案庫房應當根據(jù)載體類型分別設置，不具備條件的應當根據(jù)載體類型分區(qū)設置。

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設置。

第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執(zhí)行。

閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。

檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按（檔案存量 年增長量×存放年限）×60m2/萬卷（或10萬件）測算。檔案數(shù)量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按15m2測算。

整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業(yè)務開展需要。

第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。

檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。

檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規(guī)范》（JGJ67）規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

檔案庫房內(nèi)不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

第十八條檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m2或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。

保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

第二十條檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。

第二十二條機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規(guī)定第五章要求。

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

第四章 管理要求

第一節(jié) 一般規(guī)定

第二十三條 機關檔案包括：

（一）文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

（二）機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案；

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；

（四）業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

（五）印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；

（六）其他檔案。

前款（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務范圍未變化的，維持原全宗不變。

機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T12）執(zhí)行。

第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。

涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規(guī)定。

第二節(jié) 形成與收集

第二十六條 機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。

第二十七條 機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。

機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料；機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料；機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內(nèi)部機構或工作職能發(fā)生變化時應當及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統(tǒng)反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。

機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。

第二十九條 文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。

會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2）、《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。

照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50）規(guī)定。

其他門類檔案收集范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。

第三十條 電子文件應當連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應當符合《數(shù)字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63）等規(guī)定。

第三節(jié) 整理與歸檔

第三十一條機關應當按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協(xié)調(diào)呼應，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動。

機關檔案分類方案一般采用年度、機構（問題）、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件（張）等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執(zhí)行。

第三十三條 機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規(guī)則》（DA/T13）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《數(shù)字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調(diào)呼應。

機關檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計（KU）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務數(shù)據(jù)（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設置一級門類代碼，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設備（KJ·SB）設置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關規(guī)定設置二級門類代碼。

第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。

機關檔案應當按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）進行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應。

第三十五條機關檔案經(jīng)文書或業(yè)務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔；采用辦公自動化或其他業(yè)務系統(tǒng)的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機關檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應當按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

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