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一般來講,基層檔案部門對于科技檔案盒、檔案袋的整理,大多要經過分類、案卷組織與排列、編目幾個環節。
下面主要為大家介紹的就是分類,分類方法有很多我們應該注意哪些問題才能更好的進行分類呢?
科技檔案的分類主要是根據其內容性質和形成的特點,把一定范圍的科技檔案劃分為不同的類別層次,從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統。
1、 分類的主要要求我們應該注意以下幾點:
(1)遵循同一原則,在一個單位內部或者一個專業系統,同一種科技檔案的分類標準應該一致。
(2)遵循效用規則,即科技檔案分類要適應科技檔案及其管理特點,追求分類的整體適用效果。也就是說,科技檔案的分類,要符合檔案形成專業和檔案形成單位科技活動的性質和特點。
(3)遵循排他規則,同一級類目必須相互排斥而不能重合。
(4)編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案。分類方案是進行科學分類的依據性文件,在編制科技檔案分類方案時,要了解和掌握本單位科技檔案的內容構成和形成特點,確定明確的分類標準和分類方法,設置科學、合理的類目體系,形成完成科技檔案分類方案。
2、分類方法
基層檔案部門對科技檔案的分類,實際上在分類方案的指導下進行的。科技檔案的種類有很多,因此可運用的分類標準或進行分類的方法也是比較多的,大體上,科技檔案實體分類基本上是采用對象分類法和特征分類兩種。
對象分類就是以一個實物對象的設計、生產制造等活動形成的整套科技檔案為單元進行分類,其典型的形式是型號分類法、工程項目分類法和課題分類法。
特征分類法就是以科技檔案的內容特征為依據進行分類的方法,其典型的形式是專業特征分類法、時間特征分類法和地域特征分類法。
(1)?工程項目分類法。它適用于對基本建設工程檔案的分類,就是在本單位全部基建檔案范圍內,以工程項目為分類單元,劃分科技檔案的類別。
(2)?型號分類法。它適用于產品檔案和設備檔案的分類,就是以各個型號的產品或設備為分類單元,劃分科技檔案的類別。
(3)?課題分類法。適用于對科研檔案的分類,以各個獨立的研究課題為分類單元,劃分科技檔案的類別。
(4)?專業特征分類法。按照科技檔案所反映的專業性質劃分科研檔案的類別。?
(5)?地域特征分類法。根據科技檔案內容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。?
(6)?時間特征分類法。按科技檔案內容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。?
以上為大家介紹的幾種分類方法,在實際應用的時候應結合實際情況靈活運用。基本建設檔案的分類,具體到不同單位和不同基建項目是不一樣的,所以大家應該根據不同的項目選擇合適的分類。
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